Ressourcen managen in Projekten
Sind die richtigen Mitarbeitenden in den richtigen Aufgaben eingesetzt?
Mit PQFORCE haben Sie den Überblick!
Viele Projekte verzögern sich, weil spezialisierte Personalressourcen fehlen. Eine der Hauptursachen für das Scheitern von Projekten ist daher eine ungenügende Personalressourcenplanung. Auch sind zeitliche Verzögerungen oft kostspielig, da sie die spätere Auslieferung von Produkten und somit auch deren spätere Abrechnung zur Folge haben.
Überblick behalten
- Welche Ihrer Mitarbeitenden sind in den nächsten Monaten bereits ausgelastet und welche stehen für weitere Aufträge zur Verfügung?
- Sind Mitarbeitende überbucht und können die zugewiesenen Aufgaben in der geplanten Zeit nicht umsetzen?
- Wie können Veränderungen in einem Auftrag transparent gemacht und die anfallenden Aufgaben neu alloziert werden?
Mit einem effektiven Ressourcenmanagementsystem können Sie diese Fragen schnell beantworten. In PQFORCE haben Sie auf einen Blick die Übersicht über Teams und Mitarbeitende: Wer hat freie Kapazitäten, wer ist überbucht? So erkennen Sie potenzielle Probleme und Engpässe frühzeitig und können rechtzeitig handeln. Mit einfachen Simulationen passen Sie Terminplanungen und Ressourcenallokationen an geänderte Situationen an und optimieren die Auslastung Ihrer Mitarbeitenden.
Die Arbeit sinnvoll verteilen
Viele Wege führen nach Rom, und es gibt viele unterschiedliche Prozesse zur Zuteilung von Aufgaben an Mitarbeitende oder Teams. Erfolgreich sind diese Prozesse, wenn:
- die zu erledigenden Aufgaben klar (SMART) vereinbart wurden, d.h., welches Resultat welche Ressource bis wann realisieren wird
- die gesetzten Ziele realisierbar sind, d.h., die vorgesehene Ressource verfügt über die notwendigen Fähigkeiten und die zeitliche Kapazität.
Teamleitende kennen die Stärken ihrer Mitarbeitenden und können jeder Aufgabe genau die richtige Ressource zuweisen. Nicht jede Aufgabe erfordert beispielsweise den besten Cloud-Spezialisten; oft reichen auch weniger erfahrene Mitarbeitende aus. So vermeiden Sie Engpässe, sorgen für eine optimale Auslastung und unterstützen die Förderung jüngerer Mitarbeitender – und motivieren Ihr gesamtes Team.
Beispiel: Petra Muster steht im Jahr 2024 für 140.8 Stunden für Projektaufgaben zur Verfügung. Von April bis Oktober ist sie nicht voll ausgelastet (grüner Pfeil zeigt ihre Verfügbarkeit). Im Monat November ist Petra jedoch deutlich überbucht (roter Pfeil) und kann nicht alle zugewiesenen Arbeiten realisieren. Mittels Simulationen können die Projektleitung und die Linienvorgesetzten eine Re-Allokation vornehmen, um die Ressourcenauslastung von Petra zu optimieren.
Mit PQFORCE stehen Ihnen vielfältige Optionen zur Verfügung, um die Arbeit zu allozieren:
- Antragsprozess: Sie können die gewünschten Skills (z.B. M365-Spezialist), Teams oder Mitarbeitenden beantragen
- Notifikation: Sie können Teamleitende via Notifikation informieren, wenn ein Teammitglied in ein Projekt eingeplant wurde
- Projektleitung: Die Projektleitung stellt sich ihr Team selbst zusammen und prüft die Verfügbarkeit der Ressourcen.
In jedem Fall sind alle Involvierten jederzeit über die aktuellen Aufgaben und die Auslastung der Personalressourcen informiert.
Wie managed PQFORCE Skills und Infrastruktur?
Mit PQFORCE können Sie analog der Personalressourcenplanung auch Skills und Infrastrukturen managen:
- Skill Management: Anstelle von Teams oder Personen alloziert die Projektleitung den benötigten Skill auf eine Aufgabe und der verantwortlich Skill Manager teilt die geeignete Person zu
- Infrastruktur Management: Für jede Aufgabe kann die benötigte Infrastruktur zugewiesen und deren Verfügbarkeit geprüft werden. Infrastruktur Manager können so eine optimale Auslastung der Infrastruktur gewährleisten.
Nutzen Sie PQFORCE, um Ihre Personalressourcen, Skills und Infrastruktur effizient zu planen und zu verwalten. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten, die erforderliche Infrastruktur verfügbar ist und Ihre Projekte erfolgreich zum Abschluss gebracht werden.
PQFORCE, die richtige Lösung für Ihr Portfoliomanagement
PQFORCE ist eine einzigartige Webapplikation, welche die Kostenoptimierung im Projektportfolio- und Ressourcenmanagement und durchgängige Transparenz gewährleistet.
Mit PQFORCE können Unternehmen die Performance ihrer Projekte fortlaufend überwachen – und dies auch projektübergreifend. Real-Time liefert PQFORCE Informationen zu kritischen Parametern wie Budgets, Fristen und Ressourcenauslastung, wodurch eine proaktive Steuerung und schnelle Reaktionsfähigkeit auf Änderungen oder Probleme ermöglicht werden.
Kontaktieren Sie uns, wir stehen Ihnen für weitere Informationen gerne zur Verfügung.
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