Erfolgsgeschichte

Umfassende Systemumstellung von papierbasierter auf elektronische Dokumentenverarbeitung für eine Schweizer Versicherung

Der Quantis-Kunde war eine führende, landesweit tätige Versicherung im Gesundheitsbereich. Die Herausforderung des Kunden bestand darin, dass die grösstenteils als physische Dokumente eintreffende Korrespondenz in verschiedenen Organisationseinheiten verarbeitet werden mussten. Diese Verarbeitungsschritte waren sehr ressourcen- und zeitintensiv sowie oft wenig effizient. Die Durchlaufzeit zwischen dem Eingang der Korrespondenz und der Weiterleitung an die Abteilungen und Systeme konnte so mehrere Tage dauern. Dies führte dazu, dass anfragende Endkunden nicht wie gewünscht bedient werden konnten. Der Kunde hatte zur Lösung der Herausforderung diverse Projekte aufgesetzt, die unter einem gemeinsamen Programm geführt wurden. Aufgrund der Komplexität des Vorhabens sowie verschiedenen internen und externen Einflussfaktoren konnten weder einzelne Projekte noch das Programm als Ganzes die definierten Ziele erreichen und wurde deshalb für 6 Monate sistiert. Die Wichtigkeit des Vorhabens für das ganze Unternehmen erforderte, dass das Programm neu strukturiert und mit spezialisierten Ressourcen ausgerüstet werden musste. Für den Bereich Projektmanagement wurde Quantis hinzugezogen.

Das Mandat beinhaltete folgende Businessanforderungen:

Entwicklung einer sicheren, ausfallresistenten, hoch performanten und qualitativ angepasstenLösung zum Scannen von Papierdokumenten. Die gescannten Dokumente mussten die gegebenen gesetzlichen Vorgaben erfüllen, um sie als Originaldokumente anerkennen und die papierbasierten Dokumente vernichten zu können.
Korrekte und zeitnahe Verfügbarkeit der elektronischen Dokumente für die dafür berechtigten Personen, Systeme und Prozesse.
Definition und Einführung der notwendigen Aufbau- und Ablauforganisation für den Betrieb der eingeführten Lösung(en) nach ITIL®.

Hauptkomponenten der umgesetzten Lösung:

Zentrale Verarbeitung der papierbasierten Dokumente mittels redundanter Hochleistungs-Scanner und Verifikationsverfahren unter Verwendung von standardisierten Prozessen sowie Einhaltung der anspruchsvollen Vorgaben bezüglich Ausfall- und IT-Sicherheit.
Aufbau der skalierenden technischen IT-Infrastruktur mit über 100 virtuellen Servern für Entwicklung, Test und Produktion. Nutzung der Applikationen und Datenbanken zum täglichen Scannen und Verarbeiten von bis zu 20 000 mehrseitigen Dokumenten in unterschiedlichen Formaten.
Aufbau eines Dokumentenarchivs, das die regulatorischen und ablauftechnischen Anforderungen erfüllte.
Konsequente und vollumfängliche Integration dieser e-Dokumentlösung in die bestehende IT- Systemlandschaft auf technischer wie organisatorischer Ebene.

Mit diesem Mandat erzielter Businessnutzen:

Reduktion des finanziellen und personellen Aufwandes für das Scannen, die Verifizierung und die Archivierung der papierbasierten Dokumente.
Durch Prozessstandardisierung beschleunigte Bereitstellung der Daten und Informationen für das Business und die damit ermöglichte Verbesserung des Kundenservices.
Substanzielle Erhöhung des Automatisierungsgrades von betriebsinternen Abläufen mit gleichzeitiger Verminderung der Fehlerquote.

Von Quantis erbrachte Leistungen:

Wiederaufnahme des grössten Teilprojektes IT-Infrastruktur durch Neuorganisation des Projektes und Staffing der internen und externen Teams mit neuen Kräften.
Reduktion des Konfliktpotenzials durch Etablierung von Projektmanagement, Kommunikation und einem effizienten Ressourcenmanagement.
Die Verantwortung für die zeit-, kosten- und umfanggerechte Projektumsetzung sowie für den Serviceaufbau bis und mit Serviceübergabe und Betriebsunterstützung in der Anfangsphase für die operative Serviceorganisation.
Ausarbeitung, Konsensfindung und Präsentation von Lösungsvorschlägen als Basis für die Entscheidungsfindung des oberen Managements.
Wesentliche Einflussnahme und Mitarbeit bei der Definition und der Design-Erstellung der technischen Lösung sowie der verwendeten Komponenten.
Führung von Vertragsverhandlungen mit Lieferanten.
Entwicklung und Einführung von neun neuen ITIL®-basierten Services in Zusammenarbeit mit der Betriebsorganisation.