Agile Transformation in der Verwaltung

Transformation zu einer agilen IT Organisation im Kanton Basel-Stadt

Digitale Transformation schafft bürgernahe und moderne Kantonsverwaltung Basel-Stadt

Die Kantonsverwaltung Basel-Stadt stellt sich den Herausforderungen der Digitalisierung und transformiert ihre zentrale IT zum Business Enabler – ein zukunftsgerichteter Ansatz für Verwaltungen. Die ICT-Grundversorgung rascher und effizienter sowie an die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger als auch der Mitarbeitenden auszurichten, war ein wichtiger Teil der Mission.

«Die Digitalisierung betrifft jede Mitarbeiterin, jeden Mitarbeiter, in jeder Position und Organisationseinheit in einer Unternehmung – und alle tragen ihren Beitrag zum Gelingen der Transformation bei.» – Markus Rieffel​

Digitalisierung als Chance nutzen, um den Service public modern, bürgernah, wirtschaftlich und kundenfreundlich zu gestalten, das war der Leitgedanke der Transformationsstrategie. Implementiert wurde diese Strategie im Rahmen eines zweijährigen «Organisation Transition Programms», bestehend aus drei Projekten «Transformation zur agilen Organisation» sowie «Führungskultur» und «Personalentwicklung». Mit dem Ziel, die Business-Agilität zu steigern und die IT-Komplexität zu reduzieren sowie die Wirtschaftlichkeit der ICT-Grundversorgung zu gewährleisten.

Profis für agile Transformation: Markus Rieffel im Einsatz für die zentralen Informatikdienste des Kantons Basel-Stadt

Unterstützt hat dieses anspruchsvolle «Organisations-Transition Programm» die Quantis Information Management AG. Die Geschäftsleitung der Zentralen Informatikdienste Basel-Stadt setzte in der Umsetzung auf die grosse Erfahrung von Markus Rieffel, Geschäftsführer von Quantis. Seine langjährige Erfahrung bildet die Grundlage, um Business Anforderungen als auch die Marktanforderungen rasch zu verstehen, tragfähige Lösungen zu implementieren und diese erfolgreich in der Organisation zu etablieren. Dabei wurden auf zwischenmenschlich tragfähige Ansätze geachtet und diese pragmatisch gemeinsam mit allen Beteiligten umgesetzt.

Lösungen entstehen auf der Rückseite von Problemen

Bei Transformationsprojekten geht es darum, in zukunftsgerichteten Lösungen statt in Problemen zu denken. Eine solche Lösungsorientierung bedingt jedoch kulturelle und strukturelle Veränderungen und «Management Support».

Business-Agilität dank «agiler Organisation»

Für einen modernen und bürgernahen Service public muss die IT Organisation agil auf veränderte Bedürfnisse reagieren und technologische Möglichkeiten wirtschaftlich nutzen.

Um diese Business-Agilität zu erreichen, wurde die Aufbauorganisation von einer „silo-orientierten“ hin zu einer „service-orientierten“, agilen und schlanken IT Organisation transformiert. Damit wurde das Ziel, die Weiterentwicklung der ICT-Grundversorgung zu beschleunigen und transparenter zu gestalten sowie eine unternehmensweite, integrale Zusammenarbeit zu verankern, verfolgt.

Mit dem kantonalen «Customer Center» für IT-Leistungsbezügerinnen und IT-Leistungsbezüger wurde eine neue zentrale Organisationseinheit geschaffen. Kundinnen und Kunden erhalten mit dieser eine zentrale Anlaufstelle für all ihre Fragen zur ICT-Grundversorgung.

Neue «Führungskultur» etablieren

Die digitale Transformation benötigt eine agile Führungs- und Organisationskultur. Sämtliche Mitarbeitenden tragen mit ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten dazu bei, die Prozesse und Services zu verbessern und so den bürgernahen Service Public sicherzustellen. Agile Teams organisieren sich selbständig, lernen kontinuierlich dazu und optimieren ihre Arbeitsweise ständig. Eine solche «Bottom-Up» Organisations- und Führungskultur will gelernt sein, denn Vorgesetzte delegieren nicht nur Aufgaben, sondern auch Entscheidungskompetenzen an ihre Mitarbeitenden.

Markus Rieffel begleitete die Geschäftsleitung und die Mitarbeitenden des Führungskaders in diesem Veränderungs- und Lernprozess. Umgesetzt wurde dieser mit der Erarbeitung eines Veränderungskonzeptes und der Überführung der bestehenden Führungsleitsätze in neue agile Führungsprinzipien. Unterstützend wurde auch ein Kommunikationskonzept mit entsprechenden Kommunikationsmassnahmen umgesetzt.

«Personalentwicklung» agil gestalten

Die «Bottom-Up» Führungskultur und agile Arbeitsweise verändert Aufgaben, Verantwortlichkeiten und insbesondere die Befugnisse sämtlicher Mitarbeitenden. Sie übernehmen bei einem Service z.B. die Gesamtverantwortung als «Product- oder Service-Owner», in einem Projekt die Leitungsrolle als «Scrum Master» und in nachfolgenden Projekten sind sie Teil des Entwicklungsteams – dies in wechselnden Zusammensetzungen und über Hierarchiestufen hinweg. Markus Rieffel überführte die bestehenden Aufgabenbeschriebe in systematische und pragmatisch formulierte, auf die neue Arbeitsweise ausgerichtete Stellenbeschreibungen.
 
Und die Raum-Infrastruktur und Arbeitsplätze wurden anhand eines neuen Raumkonzeptes auf die agile Zusammenarbeitsformen ausgerichtet. Mittels Weiterbildungsworkshops und Coachings der Mitarbeitenden und des Führungskaders konnten die agilen Arbeitsmethoden verankert und die Business-Agilität gesteigert werden.

Mehr Wirtschaftlichkeit durch Reduktion der IT-Komplexität

Steigende Ansprüche an ein innovative, moderne und sichere ICT-Services, vermehrt auch die Integration von externen Services, erhöhen die IT-Komplexität und führen dazu, dass die Verantwortlichen bei der Informationssicherheit an konstant verändernde Grenzen stossen. Zudem verursacht die IT-Komplexität hohe Entwicklungs- und Betriebs-Kosten. Durch die agilen Entwicklungsmethoden werden grosse Vorhaben in überschaubare, kleinere Einheiten aufgeteilt und die Entwicklung stellt den Usern schrittweise nutzbare Lösungen. Das neue Geschäftsmodell basiert darauf, Synergien zu finden und zu nutzen. Die Grundpfeiler des neu definierten Geschäftsmodells bestehen darin, departementsübergreifend gemeinsamen Nutzen zu schaffen, interkantonale Zusammenarbeit zu fördern, Sourcing von bewährten Lösungen zu gewährleisten und Spezial-Know-how gezielt einzukaufen.

Markus Rieffel hat diese Grundpfeiler in seinen Projekten «Agile Organisation», «neue Führungskultur» und «Personalentwicklung» konsequent umgesetzt und so die Wirtschaftlichkeit und Sicherheit der ICT-Grundversorgung optimiert.

Damit digitale Transformation gelingt, sollten kulturelle Barrieren überwunden, Business-Anforderungen in Projekte und Programme übertragen, Spezial-Know-how bei Mitarbeitenden gefördert und eine agile Führungs- und Organisationskultur aufgebaut und gelebt werden. Das wurde in der zentralen Informatik der Kantonsverwaltung Basel-Stadt erfolgreich umgesetzt. Und dabei wurden zahlreiche Lerneffekte erzielt.

 

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